In deze aflevering wil ik graag iets centraal stellen, en dat gaat dus over de titel die je waarschijnlijk al hebt gezien: “Hoe ga je nou om met een conflict op je werk?”

Ik heb afgelopen week iets op persoonlijke titel meegemaakt, wat ik onder de noemer van een conflict zou scharen. Vanochtend ben ik er op terug gekomen bij die persoon om de situatie te bespreken. En ik zat net in de auto onderweg naar mijn coachruimte in Utrecht. En ik dacht, dit kan ik zo vertalen naar hoe iets op je werk gebeurt. Dat is één en hetzelfde en ik deel tegelijkertijd graag een aantal tips met je die mij heel erg hebben geholpen.

Laten we eerst even teruggaan naar een situatie die niets met mijn werk te maken heeft, maar die misschien wel inzichten kan bieden voor hoe je met conflicten op je werk kunt omgaan.

Mijn kapperervaring als uitgangspunt

Zoals je mogelijk weet, ben ik onlangs teruggekomen van een heerlijke vakantie in Bali, waar ik enorm van heb genoten. Maar voordat ik op vakantie ging, merkte ik dat er iets met mijn haar was dat me stoorde. Ik had eigenlijk voor Bali al bedacht dat ik naar de kapper moest, maar zij was op dat moment met vakantie. Dus maakte ik meteen een nieuwe afspraak voor de eerste dag dat ik terug zou zijn.

Ik vertelde haar bewust dat er een raar plukje aan de onderkant zat dat me altijd stoorde. Voor context, ik heb licht krullend haar dat een beetje kroezig kan zijn en tot net boven mijn schouders reikt. Ik heb al jaren verschillende lagen in mijn haar, zodat het luchtig kan krullen, wat ik heerlijk vind. Ik ben al 4 jaar klant bij deze kapper, en ze kent mijn haar goed.

Dus ik vertelde haar over mijn zorgen en ze begreep het meteen. Ze begon met knippen, en ik dacht dat alles volgens plan verliep. Maar toen stopte ze plotseling met knippen en begon ze te praten over haar vakantie. Op dat moment dwaalden er al vragen door mijn hoofd, maar ik zei niets. Dit is meestal hoe ik reageer als ik in de war ben of niet weet wat er aan de hand is. Ik zwijg en laat het gebeuren.

Na het gesprek pakte ze de spiegel erbij en zei dat ze klaar was. Ik was een beetje verbaasd omdat ze niet zoveel haar had geknipt als ik had verwacht. Ik ging met haar mee naar de kassa en ze vroeg me niet echt iets over mijn haar, omdat ze voornamelijk over haar vakantie had gepraat. Ik rekende af en liep naar buiten, en ik dacht echt: “Wat is hier gebeurd?”

Thuisgekomen ging ik nadenken over de situatie, en dat is wat er vaak met me gebeurt. Als er iets gebeurt waar ik niet helemaal bij ben of begrijp, begin ik te twijfelen aan mezelf. Ik vraag me af of ik iets verkeerd heb gezegd of niet duidelijk ben geweest. Ik begin te denken dat het aan mij ligt en dat ik misschien iets fout heb gedaan. Dit is vaak mijn reactie op conflicten.

Nieuwe strategie voor omgaan met conflicten

Maar deze keer had ik een nieuwe strategie, namelijk om niet in die onzekerheid te blijven hangen en de situatie te vermijden. In plaats daarvan wilde ik het aankaarten en erover praten. Dit is niet de juiste manier voor iedereen, maar het werkte voor mij in dit geval. Ik wilde begrijpen wat er was gebeurd en waarom mijn kapper zo had gehandeld.

Dus vanochtend besloot ik terug te gaan naar de kapper en met haar te praten. Ik zei tegen haar dat ik al 4 jaar een tevreden klant was en dat ik haar een fantastische kapper vond. Maar ik legde uit dat er iets was veranderd in het afgelopen jaar en dat ik niet begreep wat er aan de hand was. Ik stelde haar een paar vragen en ze begon te vertellen dat ze inderdaad zelf ook dit gevoel had. Dat ze de laatste tijd moeite heeft met het knippen van mijn krullende haar en ze niet zo goed weet wat ze ermee aan moet.

Ik luisterde naar haar verhaal en vertelde haar dat ik begrip had voor haar situatie. Ik zei dat ik het belangrijk vond om dit met haar te bespreken omdat ik zo’n goede klant was en dat ik mijn haar altijd door haar liet knippen. We hadden een open en eerlijk gesprek, en aan het einde ervan was ik blij dat ik het had aangekaart.

Ze bood een doorverwijzing aan naar een salon die gespecialiseerd is in krullend haar. Niet als afscheping, maar omdat ze eerlijk aangaf niet goed te weten om te gaan met mijn type krullend haar. Doordat we beide zo open en eerlijk geweest zijn, kwam er een oplossing voor de situatie. Een waarbij we ons allebei goed voelden. Ik liep opgelucht de kapperszaak uit!

Wat kun je leren van deze situatie voor conflicten op het werk?

Dit brengt me terug naar het oorspronkelijke onderwerp van deze aflevering: hoe om te gaan met conflicten op het werk. Hier zijn enkele lessen die je kunt leren uit mijn ervaring met mijn kapper:

Tip 1: Blijf Kalm en Laat je Niet Leiden door Emoties

We beginnen met de belangrijkste tip: blijf kalm en laat je niet leiden door je emoties. Conflicten op het werk kunnen onze emoties hoog doen oplaaien, maar het is van vitaal belang om deze emoties onder controle te houden. In mijn recente ervaring met een conflict, merkte ik dat ik me onzeker voelde over mijn communicatie met mijn kapper. In plaats van direct te reageren vanuit mijn emoties, nam ik een moment om te ademen, mijn voeten te voelen en mijn gedachten te ordenen. Dit stelde me in staat om het gesprek op een constructieve manier aan te gaan.

Tip 2: Benoem je Gevoelens en Gedachten

Een cruciale stap in conflictbeheer is het benoemen van je gevoelens en gedachten. In plaats van de schuld bij anderen te leggen, praat vanuit jezelf. Vertel de betrokken partij hoe het conflict je heeft beïnvloed en wat je precies voelt. Dit maakt de communicatie opener en eerlijker. In mijn geval begon ik het gesprek met mijn kapper door te zeggen: “Ik ga al vier jaar naar jou en waardeer je vakmanschap enorm. Maar het afgelopen jaar heb ik gemerkt dat er iets is veranderd en ik voel me onzeker over mijn haar.”

Tip 3: Neem je Behoeften Serieus

Wees er zeker van dat je je behoeften serieus neemt. Conflicten ontstaan vaak wanneer onze behoeften niet worden vervuld. In plaats van jezelf te overtuigen dat je behoeften onbelangrijk zijn, erken en waardeer ze. In mijn geval realiseerde ik me dat mijn behoefte aan een goede kapperservaring en tevredenheid met mijn haar legitiem waren. Dat ik niet tevreden moest zijn met elke keer net niet krijgen wat ik wil. Het is belangrijk om jezelf toestemming te geven om deze behoeften serieus te nemen.

Tip 4: Blijf Kort en Bondig

Wanneer je een conflict aangaat, is het verleidelijk om in allerlei details en verhalen te verzanden. Dit kan de kern van het probleem vertroebelen en de situatie complexer maken dan nodig is. Houd het gesprek kort en bondig, en richt je op de belangrijkste zaken. Vraag jezelf af: “Wat wil ik met dit gesprek bereiken?” In mijn geval probeerde ik niet in de verhalen te blijven hangen, maar benoemde ik de kern van mijn ongenoegen duidelijk en beknopt.

Tip 5: Maak het een Gemeenschappelijke Uitdaging

Een effectieve manier om met conflicten om te gaan, is door het te beschouwen als een gemeenschappelijke uitdaging. Als er anderen bij betrokken zijn, maak het dan een ‘wij’-situatie. Vraag de andere partij naar hun visie en probeer samen tot een oplossing te komen. Dit vermindert defensiviteit en moedigt open communicatie aan. In mijn geval betrok ik mijn kapper door haar te vragen hoe zij de situatie zag en of zij ideeën had om het op te lossen. Dit creëerde een gevoel van samenwerking.

Met deze vijf tips kun je conflicten op de werkplek effectiever aanpakken. Het belangrijkste is om kalm te blijven, je gevoelens en behoeften te benoemen, kort en bondig te communiceren en het als een gemeenschappelijke uitdaging te beschouwen. Conflicten kunnen moeilijk zijn, maar met de juiste aanpak kunnen ze leiden tot groei en verbetering in professionele relaties.

Ik heb geprobeerd met een simpel voorbeeld de tips uiteen te zetten. Natuurlijk is elke situatie anders, maar deze tips kan je absoluut ook inzetten voor grotere conflicten, juist zelfs. 

Hoe ga jij om met conflicten op het werk? Heb je nog andere tips?